Незважаючи на складні умови воєнного часу, всі операції неприбуткових організацій мають бути належним чином задокументовані. Від оформлення документів залежить, чи зможе підприємство скористатися «воєнними» податковими пільгами. Чітких інструкцій як повинні бути оформлені документи не існує. Але є низка вимог, на які підприємствам слід зважати.
Як документувати отримання благодійної допомоги?
1. Благодійна допомога, на відміну від звичайного дарування, завжди має цільовий характер, а саме її здійснюють для досягнення отримувачем допомоги (бенефіціаром) певних, наперед обумовлених цілей (ст. 6 Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації»). Йдеться про укладення між благодійником та бенефіціаром договору пожертви, вимоги до якого встановлені ст. 729 Цивільного кодексу України (далі – ЦК). Закон України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» не конкретизує, в який формі має укладатися договір пожертви (допомоги), але згідно зі ст. 208 ЦК правочини між юридичними особами мають укладатися в письмовій формі.
В умовах війни часто можуть виникати труднощі з укладенням договорів з військовими підрозділами відповідно до всіх вимог законодавства. Згідно із ч. 1 ст. 207 ЦК правочин вважається укладеним в письмовій формі, якщо його зміст буде зафіксований в одному чи декількох документах (у тому числі електронних), зокрема в листах, якими обмінювалися сторони або які надсилалися сторонами до інформаційно-телекомунікаційної системи, яку вони використовують.
Якщо ви знайшли того, хто може надати допомогу, потрібно почати з попереднього листування. Існує два варіанти листування:
– отримати запит або лист-прохання щодо надання допомоги у вигляді конкретних речей (грошей, військового одягу, засобів індивідуального захисту, господарських товарів тощо) та цільового призначення такої допомоги;
– ініціювати надання благодійної допомоги від підприємства, тобто направити лист-пропозицію, в якому висловити бажання підприємства добровільно надати допомогу, зазначити її вид (гроші, товарно-матеріальні цінності тощо), цілі, на які буде спрямовано таку допомогу.
Благодійники, які здійснюють ввезення із закордону певних військових речей (приладів, обладнання, засобів індивідуального захисту тощо) та іншої гуманітарної допомоги, мають отримати від кінцевого отримувача допомоги гарантійний лист, форму якого наведено в Додатку 1 до постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання пропуску гуманітарної допомоги через митний кордон України в умовах воєнного стану» від 1 березня 2022 р. № 174.
Лист має містити реквізити благодійника та кінцевого отримувача допомоги (військової частини), відомості про товар, що ввозиться, цільове призначення товарів (наприклад: «задоволення потреб національної оборони держави»), гарантію кінцевого отримувача щодо використання товарів за призначенням, а не в комерційних цілях. Такий документ потрібний, аби підготувати наказ про надання благодійної допомоги. Наказ є необхідним для спрощення митних процедур.
У наказі доцільно визначити такі моменти:
- підстави для надання благодійної допомоги, наприклад реквізити договору або відповідних листів, якими обмінювалися сторони;
- інформацію про отримувача допомоги (реквізити);
- цільове призначення допомоги;
- вид допомоги (гроші, товарно-матеріальні цінності тощо) та її розмір в грошовому еквіваленті;
- осіб, відповідальних за передання допомоги;
- спосіб, в який благодійник контролюватиме цільове використання такої допомоги (за потреби);
2. Слід задокументувати сам факт з передання допомоги військовому підрозділу. В ідеальному варіанті тут має бути складений та підписаний обома сторонами акт приймання-передання або будь-який інший документ, який міститиме всі обов’язкові реквізити первинного документа, визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», зокрема назву документа, реквізити сторін, зміст та обсяг операції, дату складання, підписи сторін. У такому документі варто також вказати, що передання допомоги є безкоштовним.
Проте часто передання товарно-матеріальних цінностей військовим відбувається за межами розташування підрозділу, тобто підписання будь-яких офіційних документів у подібній ситуації доволі ускладнено. Оформити передання таких речей можна внутрішнім первинним документом та актом списання товарно-матеріальних цінностей. Але є важлива умова: правилами документообігу має бути передбачено відображення господарської операцій на підставі внутрішніх документів.
Якщо підприємство використовуватиме такий варіант, доречно в наказі про надання благодійної допомоги окремо визначити:
- спосіб документування факту передання товарно-матеріальних цінностей на підрозділ з використанням внутрішніх документів;
- осіб, уповноважених на підписання внутрішніх документів, та осіб, відповідальних за безпосереднє передання допомоги військовим;
- спосіб підтвердження факту передання товарно-матеріальних цінностей кінцевому отримувачу (наприклад, шляхом документування операції за допомогою фото- або відеофіксації).
Такий варіант документообігу з передачі допомоги може бути не достатнім для податківців та інших органів (наприклад, для реєстрації транспортного засобу).
З огляду на це краще складати акт приймання-передання або будь-який інший документ, в якому буде зафіксований факт передання товарно-матеріальних цінностей. При такій передачі товарно-матеріальна цінність має бути на балансі благодійника.
Матеріал підготувала Ганна Гірій
в межах проекту Центру верховенства права та
Академії Фольке Бернадотта (Folke Bernadotte Academy)
«Верховенство права під час війни»
