Відповідно до частини другої статті 4 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі — Закон), державну реєстрацію актів цивільного стану громадян України, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном, проводять дипломатичні представництва й консульські установи України.
Відомості, зазначені в актових записах, у тому числі про народження, складених дипломатичними представництвами й консульськими установами України на паперових носіях та в електронному вигляді, вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян Центральним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ) протягом семи робочих днів з дня надходження першого примірника актового запису (частина третя статті 12 Закону).
Частиною третьою статті 25 Закону передбачено, що один примірник документа про державну реєстрацію акту цивільного стану, складений у дипломатичних представництвах і консульських установах України, включається до книги державної реєстрації актів цивільного стану й зберігається в архіві Центрального відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ), а другий примірник — в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану в Київській області Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Київ).
Пунктом 1.10 Інструкції про порядок реєстрації актів цивільного стану в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України 23.05.2001 № 32/5/101, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 01.06.2001 за № 473/5664 (у редакції наказу Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України 25.08.2004 № 90/5/191), визначено, що дипломатичними представництвами та консульськими установами при реєстрації актів цивільного стану складається актовий запис у двох примірниках, які разом з документами, що є підставою для реєстрації, щорічно до 5 січня надсилаються до Міністерства закордонних справ України.
Джерело: Міністерство юстиції
