Під час війни з рф загострилась ситуація, яка виникла минулого року в результаті змін до нормативних актів, що регулюють облік податкових накладних. Насамперед це стосується неможливості підписати документи електронним підписом новим керівником підприємства, якщо вказані документи було складено, але не підписано керівником, який звільнився.
Під час війни, за різних причин та обставин, чимало господарюючих суб’єктів залишились без осіб, уповноважених підписувати документи податкового обліку, насамперед, бухгалтерів та керівників. Підприємці заповнюють ці вакансії, або приймають на себе обов’язки керівництва та ведення податкового обліку та звітності, але прогалини в законодавстві наражають їх на небезпеку нарахування серйозних податкових санкції.
Нормативне підґрунтя вказаної проблеми полягає в тому, що з 23.04.2021 р. діє оновлений Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 р. № 1246 зі змінами, внесеними Постановою Уряду від 21.04.2021 р. № 378 (далі – Порядок № 1246), в якому зазначено, що до Єдиного реєстру податкових накладних (далі – ЄРПН) приймаються податкові накладні (далі – ПН) та/або розрахунки коригування (далі – РК), складені в електронній формі з накладенням:
- кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (за відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (за наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
- КЕП постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем.
При цьому розрахунок коригування, що підлягає реєстрації отримувачем (покупцем), приймається до Єдиного реєстру податкових накладних, якщо він складений з накладенням постачальником (продавцем) та отримувачем (покупцем) КЕП відповідно до абзаців першого – третього пункту 10 Порядку №1246.
Податкові накладні/розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної приймаються до Єдиного реєстру податкових накладних у разі дотримання вимог п. 192.1 ст. 192, пп. 2001.3, 2001.9 ст. 2001 та пп. 201.1, 201.10 і 201.16 ст. 201 Податкового кодексу України, а також з урахуванням Законів України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155–VІІІ (далі – Закон № 2155), «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851–IV (далі – Закон № 851) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. № 557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 р. за № 959/30827 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 31.07.2020 р. № 261) (далі – Порядок № 557).
Статтею 201 Податкового кодексу України визначено, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до Податкового кодексу України, Закону № 851, Закону № 2155.
Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.
Визначення, зміна переліку уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації від імені платника податків, а також визначення їхніх повноважень здійснюється керівником платника податків.
У разі звільнення особи, уповноваженої підписувати податкові накладні/розрахунки коригування до податкових накладних до закінчення граничного терміну їх реєстрації в ЄРПН, реєстрація податкових накладних та/або розрахунків коригування здійснюється з накладенням кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).
Отже законодавець презюмує обов’язок керівника при звільненні проставити свій кваліфікований електронний підпис на всіх документах до закінчення граничного терміну їх реєстрації. Але при цьому не враховуються різні життєві обставини, в тому числі війна, які унеможливлюють здійснення цих дій.
Згідно з пунктом 201.10 статті 201 Податкового кодексу України строк реєстрації податкових накладних у ЄРПН:
| Дата складання ПН | Гранична дата реєстрації |
| З 1 по 15 число місяця включно до кінця місяця (включно) | до кінця місяця (включно) |
| З 16 по останнє число місяця не пізніше 15 числа наступного місяця | не пізніше 15 числа наступного місяця |
| Для зведених ПН за операціями, визначеними п. 198.5 та п. 199.1 ПКУ (тобто зведені ПН на компенсуючі ПЗ – код ознаки 1 та 2) | не пізніше 20 числа наступного місяця за місяцем складання ПН (зміни, внесені Законом № 466, діють з 23.05.2020 р.) |
Якщо у вказані періоди, між складанням ПН та граничною датою реєстрації, відбулась заміна керівника чи бухгалтера, відповідно нові посадові особи наклали свій КЕП на документи та відправили їх, платники податків отримують квитанції з текстом помилки: «Документ не може бути прийнятий – порушено вимоги статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» – кваліфікований електронний підпис особи ІПН, прізвище, і’мя, яким засвідчено електронний документ, не є чинним на дату складання податкової накладної».
Таким чином, платник податків не має можливості взагалі зареєструвати ПН до граничної дати реєстрації, якщо документ не підписала особа, яка звільнилась.
Відповідно до платників податків застосовують штрафні санкції: загальні штрафи залежать від строку прострочення реєстрації, тобто 10-50% від суми ПН, а у разі не реєстрації 50% (та +50%, якщо впродовж 10 днів не буде зареєстровано, але це зробити неможливо взагалі).
Згідно з роз’ясненнями Державної податкової інспекції, керівнику (з яким був укладений Договір) надається право підпису електронних документів. У разі заміни керівника, електронний документ, який був створений на дату дії повноважень попереднього керівника, але не підписаний чинним КЕП, вважається не завершеним (створеним) згідно з вимогами статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», якими зазначено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа, а новий керівник та відповідальні особи не можуть підписати такий документ, оскільки діють в рамках іншого Договору, дата набрання чинності якого відрізняється від дати створення електронного документу.
Наведене вище буквальне тлумачення податкових норм не виправляє ситуації. В ньому не враховується сутність діяльності юридичної особи та виконання нею податкових зобов’язань, які не повинні залежати від дат зміни керівництва. В ньому не враховуються обставини, які унеможливили підписання складених документів. Податківці також не зважають на значні фінансові санкції, які будуть накладені за правопорушення, в якому немає вини господарюючого суб’єкта та його нового керівництва
Тому варто було внести зміни до Податкового кодексу України та прописати алгоритм дій у разі зміни керівника (якщо він виконує обов’язки головного бухгалтера):
- новий керівник, набувши статусу суб’єкта електронного документообігу після реєстрації у ЄДР та подання повідомлення J/F1391103 до ДПСУ, яким зареєструє кваліфікований сертифікат підписанта ПН, повинен мати можливість продовжувати підписання ПН/РК, що були складені до дати зміни керівника на підприємстві;
- новий керівник повинен бути в змозі підписувати всі ПН/РК, оскільки саме з дати внесення змін в ЄДР він відповідає за здійснення господарських операцій на підприємстві.
Такі зміни до Податкового кодексу України убезпечать від «розриву» періоду, коли ніхто не може зареєструвати податкові накладні та/або розрахунки коригування.
Матеріал підготувала Ганна Гірій
в межах проекту Центру верховенства права та
Академії Фольке Бернадотта (Folke Bernadotte Academy)
«Верховенство права під час війни»
